Das neue E-Rechnungsformat für Gewerbekunden/innen

Die Digitalisierung von Rechnungsprozessen schreitet kontinuierlich voran, wodurch das hybride E-Rechnungsformat ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) immer mehr an Bedeutung gewinnt.

Als TotalEnergies Wärme&Kraftstoff Deutschland GmbH setzen wir bereits heute auf diesen bewährten Standard und ermöglichen unseren Geschäftskunden einen effizienten, gesetzeskonformen sowie zukunftssicheren elektronischen Rechnungsaustausch. So schaffen wir die Grundlage für vollständig digitale und medienbruchfreie Buchhaltungsprozesse.

Eine Rechnung, zwei Formate: PDF für Menschen, XML für Systeme – das ist ZUGFeRD.

Was ist das ZUGFeRD-Format?

ZUGFeRD ist ein branchenübergreifendes, hybrides E-Rechnungsformat, das eine visuell lesbare PDF-Rechnung mit einem integrierten XML-Datensatz kombiniert. Während das PDF der gewohnten Ansicht der Rechnung dient, ermöglicht die eingebettete XML-Datei die automatisierte Verarbeitung der Rechnungsdaten in ERP- und Buchhaltungssystemen. Das Wachstumschancengesetz führt die verpflichtende E‑Rechnung im B2B-Bereich ein. Zudem basiert das Format auf der europäischen Norm EN 16931 und erfüllt die geltenden gesetzlichen Anforderungen an elektronische Rechnungen.

 

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Rechtlicher Rahmen und Überblick

Mit der schrittweisen Einführung der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich gewinnt das Rechnungsformat ZUGFeRD zunehmend an Bedeutung. Bereits seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen können. Damit wird die Digitalisierung des Rechnungsaustauschs weiter vorangetrieben und die Grundlage für durchgängig digitale Prozesse geschaffen.

 

Empfangspflicht seit dem 01.01.2025

Alle inländischen Unternehmen müssen elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Diese Verpflichtung gilt unabhängig von Unternehmensgröße, Branche oder Umsatz und betrifft sämtliche B2B-Geschäftsbeziehungen.

 

Übergangsregelungen für die Ausstellung elektronischer Rechnungen

Für die Erstellung und den Versand von Rechnungen gelten derzeit folgende Übergangsfristen:

⟶ Bis zum 31.12.2026 dürfen Unternehmen weiterhin Papierrechnungen oder sonstige Rechnungsformate, beispielsweise PDF-Rechnungen per E-Mail, versenden.

⟶ Bis zum 31.12.2027 gilt eine verlängerte Übergangsfrist für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von maximal 800.000 €.

 

Verpflichtende E-Rechnung ab dem 01.01.2028

Ab dem 1. Januar 2028 müssen B2B-Rechnungen grundsätzlich in einem gesetzeskonformen, strukturierten elektronischen Format ausgestellt werden. Hierzu zählen beispielsweise ZUGFeRD oder XRechnung. Eine reine PDF-Datei erfüllt die gesetzlichen Anforderungen dann nicht mehr und gilt nicht als elektronische Rechnung.

 

Damit Sie keine aktuellen Änderungen verpassen, besuchen Sie die offizielle

↪ FeRD-Website der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V.

Was bedeutet das für Sie als TotalEnergies Wärme&Kraftstoff Deutschland GmbH Kunde/in?

  • TotalEnergies Wärme&Kraftstoff Deutschland GmbH unterstützt den ZUGFeRD-Standard bereits heute und bietet damit eine gesetzeskonforme Lösung für den elektronischen Rechnungsaustausch. Auf Wunsch stellen wir Ihre Rechnungsübermittlung auf dieses Format um.
  • Der Rechnungsversand erfolgt per E-Mail. Sie erhalten eine PDF-Rechnung, die zusätzlich alle relevanten Rechnungsdaten in strukturierter XML-Form enthält.
  • Die XML-Datenstruktur ist standardisiert und einheitlich definiert, sodass eine zuverlässige und systemübergreifende Verarbeitung gewährleistet wird.
  • Für eine eindeutige Zuordnung wird pro E-Mail jeweils eine Rechnung versendet, was die automatisierte Weiterverarbeitung zusätzlich vereinfacht.
  • Durch die Nutzung von ZUGFeRD können Prozesse in der Finanzbuchhaltung effizienter, digitaler und medienbruchfrei gestaltet werden.

 

Stand: 07.2026